Para sites e projetos online mais robustos, principalmente voltado para equipes remotas (ou não), existem ferramentas que prometem facilitar esse trabalho. O Google Workspace é a principal delas.
Nesse artigo, abordaremos todos os detalhes importantes do Google Workspace, quais suas maiores vantagens, onde a ferramenta infelizmente deixa a desejar, quanto custa e como usufruir ao máximo de suas aplicações e recursos.
Porém, antes de seguirmos adiante, precisamos destacar que o Google Workspace é, antes de tudo, apenas uma ferramenta. A sua produtividade e de sua equipe de trabalho dependem de inúmeros outros fatores. Felizmente, um ambiente bem organizado, onde não apenas os arquivos sejam fáceis de encontrar e trabalhar, mas também acessível para diferentes usuários, tende a ser uma ótima maneira de começar.
Continue a leitura para descobrir mais sobre essa verdadeira revolução digital desenvolvida pela Google. Temos certeza que os pontos abordados aqui serão de extrema relevância para sua empresa ou projeto online.
O que é o Google Workspace?
O Google Workspace, antigamente chamado de G Suite, é um conjunto de ferramentas e serviços em nuvem oferecida pelo Google. Seus recursos são focados no aumento de produtividade, melhoria e participação entre colaboradores para facilitar a comunicação empresarial.
Portanto, em resumo, é um grupo de sites e aplicativos da Google que podem ser usados por você e sua equipe de trabalho, para facilitar o trabalho (seja ele a distância ou presencial).
Quais as aplicações do Google Workspace
Dentre as ferramentas disponíveis no Google Workspace, temos as mais famosas da Google, porém com recursos avançados, não disponíveis a usuários gratuitos. Sendo eles:
Gmail
O Gmail é o serviço de correio eletrônico fornecido pela Google, sendo um dos mais utilizados em todo o mundo, principalmente graças ao Android, que exige um e-mail Gmail para utilização de boa parte deles.
O Gmail gratuito (que é o utilizado em maioria) permite que usuários criem contas de e-mail com o domínio “@gmail.com”. Entretanto, também há a possibilidade de utilizar o serviço com domínio personalizado da empresa, com seu próprio domínio, através do Google Workspace.
Em resumo:
- Com a versão gratuita do Gmail: [email protected]
- Com o Google Workspace: [email protected]
Esse domínio personalizado é útil para dividir sua empresa em setores e cada setor poder se comunicar de forma independente. Por exemplo, se tiver uma loja virtual chamada “Loja do Pedro”, poderá dividir os e-mails em:
Curiosidade: embora muitos saibam disso, Gmail é a abreviação de “Google Mail” (ou “E-mail do Google”, em português).
Google Drive
O Google Drive é o serviço de armazenamento em nuvem desenvolvida pela Google. Seu objetivo é disponibilizar espaço virtual para usuários armazenarem documentos, compartilharem arquivos e acessarem o conteúdo de suas pastas independente do dispositivo, desde que, claro, se tenha conexão com internet e os dados de acesso corretos, vinculados principalmente a conta do Gmail.
A versão profissional do Google Drive, diferente da gratuita de apenas 15 GB, pode chegar até 5 TB por usuário, a depender de qual plano foi escolhido.
O Google Drive é uma solução extremamente prática para equipes de trabalho, uma vez que os mesmos arquivos estão disponíveis no seu aparelho smartphone ou notebook, possibilitando a divisão correta de pastas.
Por exemplo, imaginando o funcionamento de estúdio de design: apenas quem pertence à equipe de design tem acesso aos arquivos de design; apenas quem pertence à equipe de contabilidade tem acesso aos arquivos de contabilidade da empresa, e assim sucessivamente.
Documentos
O Documentos da Google, também conhecido como Google Docs, é a versão em nuvem e premium de softwares editores de texto, como o Word e o Writer, por exemplo.
Ele possui a função de criar, editar, compartilhar e publicar arquivos de texto. A grande vantagem da ferramenta é a colaboração entre vários autores. Dessa forma, diversas pessoas conseguem trabalhar em um mesmo texto “ao vivo”, com cada uma delas vendo as alterações sendo feitas.
Cada alteração dessa é salva automaticamente, tendo os devidos registros de alterações, caso precise voltar a alguma versão anterior do documento. Assim, não se tem aquela preocupação constante de salvar o documento para não perder o que foi produzido nele.
Google Planilhas
De forma parecida com a versão em nuvem e colaborativa de editores de texto, como o Word, acima, temos o Google Planilhas. Ela é a versão online do Excel, editor de planilha famoso da Microsoft, porém com as vantagens já apresentadas do Google Workspace, como:
- Vários autores podem trabalhar na mesma planilha, alterando páginas e seções diferentes dela.
- O recurso de salvamento automático e backup de versões também se faz presente, caso deseje retornar à determinada versão anterior ou verificar quem realizou determinada modificação.
- Análise e verificação de insights por ferramentas empresariais como APIs extras, em conjunto com o BigQuery, recurso que analisa uma quantidade massiva de dados sem necessitar do conhecimento especializado em SQL.
Google Slides
O Google Slides é uma das aplicações que fazem parte do Google Workspace, mas também estão disponíveis gratuitamente para usuários. Sua função é a criação de apresentações colaborativas, em que vários usuários podem criar, editar e compartilhar apresentações online vinculadas a diversas outras ferramentas, como o Google Meet e Google Drive.
A plataforma é uma alternativa em nuvem aos softwares de apresentação, como o Microsoft PowerPoint e LibreOffice Impress.
Google Agenda
O Google Agenda é a solução de calendário do Workspace. Com ele, é possível passar menos tempo planejando e mais tempo sendo produtivo, pode ser uma agenda compartilhável integrada a todos os outros produtos da suíte da Google.
De forma geral, o Google Agenda une todos os seus calendários em um único local. Assim, é possível gerenciar o seu trabalho, a vida pessoal, projetos isolados.
Em sua versão profissional, é possível que equipes inteiras de trabalho agendem reuniões facilmente e reservem salas para o contato entre os membros. Com isso, há também a ferramenta profissional de agendamento de horários.
Google Meet
O Google Meet é a solução para chamadas de vídeo. Na plataforma há toda a estrutura necessária para proteger seus dados de chamadas, sendo totalmente criptografadas e seguras. Como diversas outras ferramentas parecidas, o Google Meet permite compartilhamento de tela, vários usuários, criação de boards colaborativos e muito mais.
Quais os outros produtos que fazem parte do Google Workspace?
Existem muito mais produtos no Google Workspace, além dos mais utilizados que citamos acima. Dentre eles, os que mais se destacam são:
- Chat: plataforma de mensagens de texto da Google. Bem mais organizada e separada do WhatsApp, uma vez que esse último acaba misturando vida pessoal e profissional.
- Forms: ferramenta para coleta de dados via formulários. As informações são salvas em uma planilha à parte, te dando acesso a tudo preenchido em um único local.
- Sites: permite a criação de páginas e sites estáticos de forma extremamente simples. Para utilizar o Google sites não é necessário nenhum conhecimento em programação ou design, já que eles são feitos de forma visual e baseados no Material Design do Google.
- Keep: aplicativo de notas do Workspace. Ele funciona de forma simples, simulando post-its, com notas organizadas por cores e podendo conter listas, texto, fotos, mapas e muito mais. A vantagem do Keep, assim como as outras ferramentas da suíte da Google, e estar devidamente sincronizado independente do seu dispositivo.
- Apps Script: é com o Apps Script que a magia do Google Workspace começa. Com ele, é possível automatizar tarefas demoradas e tediosas, criar integrações relevantes entre os aplicativos utilizados e adicionar funcionalidades ou personalizações sempre que necessário (sem nenhum conhecimento em programação).
- Cloud Search: com tantos aplicativos do Workspace, pode ser difícil encontrar o arquivo que deseja, certo? Felizmente isso não é um problema. Com o Cloud Search, a busca por arquivo em todas as aplicações da Google é otimizada.
- Jamboard: o Jamboard é um imenso quadro em branco colaborativo que pode ser utilizado em reuniões no Meet ou em outras aplicações para que sua equipe de trabalho se expresse de forma visual, algo muito útil para brainstorming.
- Admin: essa é a parte mais administrativa do Google Workspace. Com ela, se pode adicionar, editar atributos e remover usuários e dispositivos, dando mais segurança para os dados da sua empresa.
- Endpoint: caso perca seu smartphone, tablet ou computador com os dados logados, é possível exigir bloqueios de tela e senhas fortes, isso sem falar na possibilidade de limpar dados confidenciais da sua empresa ou a exclusão permanente do seu dispositivo.
- Vault: ferramenta que te permite assumir o controle, definindo regras de retenção e guarda dos documentos dos apps da Google, recuperar informações valiosas (mesmo de contas que já foram suspensas) e impedir a perda de dados devido à rotatividade de colaboradores.
- Work Insights: funcionando como um “Analytics” do fluxo de trabalho, aqui se tem todos os dados para conferir o uso de seus aplicativos, conexões entre eles, compartilhamento de arquivos e muito mais. Se estiver em dúvidas que o Workspace faz diferença na sua equipe, o Insights é uma boa forma de ver tudo o que está sendo feito.
- Voice: o sistema telefônico empresarial com planos exclusivos, funciona similar ao Skype, em que se pode realizar chamadas telefônicas através da internet e de qualquer dispositivo, compartilhando números em comum para a empresa.
- App Sheet: de forma geral, permite o desenvolvimento e automatização de aplicativos sem código. O Sheet combina a inteligência artificial do Google para facilitar o trabalho da sua equipe.
O Google Workspace possui um período de testes?
Possui sim. 14 dias. Nesse período de duas semanas, todas as ferramentas da plataforma podem ser utilizadas em seu máximo potencial. Assim, se tem a certeza de que o fluxo de trabalho com as ferramentas da Google estão ajudando, de fato, sua empresa ou projeto online. Depois desse período, será necessário investir no Google Workspace mensalmente.
Quanto custa o Google Workspace?
O Google Workspace possui diversos planos, falaremos sobre cada um abaixo e seus diferenciais.
| Business Starter | Business Standard | Business Plus |
|---|---|---|
| 28 reais/mês por usuário | 70 reais/mês por usuário | 105 reais/mês por usuário |
| E-mail comercial | E-mail comercial | E-mail comercial + e-discovery e retenção |
| Videochamada com até 100 participantes | Videochamada com até 150 participantes + gravação | Vídeochamada com até 500 participantes + gravação + controle de participação |
| 30 GB de armazenamento por usuário | 2 TB de armazenamento por usuário | 5 TB de armazenamento por usuário |
Caso queira mais armazenamento, participantes em chamadas de vídeos ou recursos mais significativos, há o plano enterprise. Para utilizá-lo, é necessário entrar em contato direto com a equipe de vendas da Google.
Quais as vantagens do Google Workspace?
Dentre as inúmeras vantagens do Google Workspace, as que mais se destacam são:
- As ferramentas estão integradas. Sendo assim, se é muito mais produtivo e o fluxo de trabalho se torna bem mais fácil.
- Os aplicativos possuem o selo de qualidade da Google, que normalmente oferece produtos de altíssima qualidade e de fácil aprendizado.
- Os planos são acessíveis em relação ao benefício.
Quais as desvantagens do Google Workspace?
O Google Workspace possui poucas desvantagens, mas precisamos citá-las aqui:
- Os valores de investimento se tornam muito altos a depender do número de usuários cadastrados. O ideal era haver um pacote específico com número de usuários cadastrados, facilitaria bastante a organização financeira, nesse aspecto.
- Até que toda a equipe de trabalho esteja acostumada a seguir o fluxo dos aplicativos da Google, pode ser necessário um treinamento específico. Isso pode gerar custos extras, seja de tempo ou de dinheiro.
O Google Workspace vale a pena?
Depende das suas necessidades. Como ele é a versão premium e muito mais colaborativa de ferramentas disponibilizadas de graça pelo Google, pode ajudar a organizar uma demanda maior e com certeza ajudará empresas robustas.
Entretanto, empresas de pequeno porte conseguem usufruir das ferramentas gratuitas sem, necessariamente, precisar do Google Workspace. Então contratar os planos depende de que nível sua empresa ou negócio digital está no momento.
Conclusão
No artigo de hoje falamos em detalhes sobre o Google Workspace, a suíte de aplicações profissionais da Google. Esperamos que todo o conteúdo tenha sido proveitoso.
Se houverem quaisquer dúvidas, fale conosco na seção de comentários que responderemos.
Muito obrigado por ler até aqui. Um forte abraço! Nos vemos no próximo conteúdo.
