Apesar de vários avançados tecnológicos e tendências, o e-mail se mantém firme como uma das principais formas de comunicação no ambiente empresarial. Entretanto, o uso de um e-mail pessoal pode não transmitir a imagem profissional que deseja. É justamente aí que entra o e-mail profissional.
Esse artigo completo tem o objetivo de explicar em detalhes o que é um e-mail profissional e como você pode ter o seu. Abordaremos todos os benefícios de utilizar um e-mail profissional, as diferenças entre e-mail pessoal e e-mail profissional, bem como a resposta de dúvidas frequentes sobre essa temática.
Se está buscando estabelecer uma imagem profissional, separar sua vida pessoal da profissional e gerar mais valor para seus clientes, este guia é perfeito para você. Mergulharemos no mundo do e-mail profissional e descobriremos como ele pode é importante na sua estratégia digital.
O que é um e-mail profissional?
Um e-mail profissional é, como o nome indica, um tipo de endereço de e-mail usado para fins profissionais. Ao invés de utilizar provedores de e-mail gratuito, como Outlook ou Gmail, um e-mail profissional utiliza um domínio personalizado (o domínio do seu site). Por exemplo, se você tem um site chamado “sitedamaria.com.br”, seu e-mail profissional pode ser “[email protected]”.
Lembrando que esse “contato” antes do @ pode ser modificado para qualquer nome que desejar.
Qual a diferença entre um e-mail pessoal e um e-mail profissional?
Existem várias diferenças entre um e-mail pessoal e um e-mail profissional. Como muitas pessoas confundem, separamos as principais:
Finalidade
Como o nome já nos informa, o e-mail pessoal possui fins pessoais, como mandar mensagem para seus amigos, se cadastrar em listas do seu interesse ou realizar o login em plataformas que utilizem seu provedor.
Um e-mail profissional é normalmente voltado mais para empresas ou projetos online. Pode ser utilizado para dar acesso a um colaborador para responder às mensagens em nome da empresa, por exemplo.
Embora não exista uma regra que te proíba que lidar com situações profissionais utilizando seu e-mail pessoal, é interessante “separar os dois mundos”, tanto para organização pessoal, quanto para mostrar mais profissionalismo.
Domínio
Em e-mails pessoais, o domínio utilizado é o do provedor de e-mail. Ou seja, se você utiliza Gmail, seu e-mail será @gmail.com; se utiliza Outlook, será @outlook.com e assim sucessivamente.
Já e-mails profissionais te permitem utilizar o domínio do seu site, dando um aspecto muito mais sério.
Credibilidade
Ao utilizar um e-mail profissional, se transmite uma imagem mais profissional e confiável para seu público, parceiros e até mesmo colegas de trabalho. Ele, de forma direta, mostra o investimento na sua presença online, garantindo que está comprometido com sua atividade comercial. Por outro lado, um e-mail pessoal pode parecer mais informal, amador ou menos sério.
Integração com seu site
E-mails profissionais, por estarem no mesmo servidor que o seu site, se integra facilmente a ele, podendo ser configurado em formulários de contato com facilidade. Se for utilizar um e-mail pessoal para esse propósito, pode acontecer das mensagens recebidas ou enviadas se encontrarem em pastas como SPAM e lixeira com frequência.
Quais os benefícios de usar um e-mail profissional?
As vantagens de utilizar um e-mail profissional são importantíssimas e valem a pena o investimento. As mais citadas são:
Reforço da identidade da marca
Ao utilizar um e-mail profissional com um domínio personalizado baseado no seu site e no nome da sua empresa, se cria uma identidade de comunicação consistente em todas as mensagens trocadas, algo que aumenta o reconhecimento do seu negócio.
Suporte técnico
Diferente da utilização de sites como o Gmail em que até se tem um suporte não tão claro e eficiente, as empresas de hospedagem que te permitem ter seu e-mail profissional gratuitamente oferecem um suporte especializado e na maioria das vezes funcional 24 horas e 7 dias por semana.
Dessa forma, qualquer problema pode ser solucionado de maneira rápida, além de te permitir ter uma fonte de resolução de dúvidas, se as tiver.
Profissionalismo
Algo que bateremos muito na tecla durante esse artigo é o profissionalismo que advém do uso de e-mails profissionais, uma vez que elas destacam pessoas compromissadas com seus negócios.
Colaboração
Diferente do seu e-mail pessoal, que você jamais daria acesso para alguém responder suas mensagens, justamente por ter muitas informações íntimas, o mesmo não acontece com e-mails profissionais, uma vez que os assuntos lá são tratados exclusivamente sobre negócios.
Divisão entre vida pessoal e profissional
Quem trabalha com comunicações via e-mail sabe a importância de dividir a sua vida profissional e pessoal, uma vez que sem esse desprendimento, pode haver danos a saúde emocional, pois se estará o tempo inteiro trabalhando, recebendo notificações do serviço ou até mesmo respondendo situações fora de hora.
Escalabilidade
Se necessitar de mais espaço em seu servidor de e-mail profissional, pode facilmente comprar mais armazenamento ou até mesmo utilizar provedores que te permitem ter mensagens ilimitadas.
Como ter um e-mail profissional?
A maneira mais fácil de ter um e-mail profissional é contratar uma hospedagem de sites que te dê direito à criação de caixas de entrada. A melhor, dentre todas, é a Hostinger. Com a Hostinger, você pode ter até 100 contas de e-mail. Convenhamos que é mais do que suficiente, uma vez que dificilmente sua empresa ou negócio online precisará de muitas.
A própria empresa te ensinar a criar os e-mails que deseja e configurá-los em sua plataforma preferida.
Que outros serviços te permitem ter e-mail profissional?
Existem outros serviços, além das hospedagens de site, que te permitem ter um e-mail profissional. Os mais conhecidos são o Zoho Mail e Google Workspace.
Zoho Mail
O Zoho Mail, como seu nome já indica, é um serviço de e-mail em nuvem desenvolvido pela Zoho Corporation. De forma geral, ele possibilita a criação de contas de e-mail personalizados (usando seu próprio nome de domínio) para pessoas e empresas. A plataforma oferece funcionalidades essenciais, como gerenciamento de contatos, calendários, integração com apps e proteção.
A interface de usuário do Zoho Mail é intuitiva e extremamente fácil de usar. Ela pode ser acessada pelo navegador ou por meio de aplicativos de e-mail em celulares.
Os planos do Zoho Mail são variados. O mais barato custa 1 dólar por e-mail mensalmente com 5 GB de armazenamento, algo bastante acessível. Porém, se quiser ainda mais espaço, há o plano Mail Premium, que custa 4 dólares por mês e permite 50 GB de armazenamento.
Google Workspace
O Google Workspace, antigo G Suite, é o conjunto de ferramentas corporativas profissionais da Google. Elas foram feitas para ajudar indivíduos e equipes a trabalharem juntos de forma eficiente e colaborativa. Os principais aplicativos do Google Workspace são:
- Gmail.
- Drive.
- Agenda.
- Meet.
- Planilha.
- Docs.
Você pode até pensar: “Eu tenho acesso gratuito a todas essas ferramentas”. Sim, mas com o plano profissional do Google Workspace, se consegue utilizar muitas funcionalidades novas nelas, como o e-mail personalizado.
O plano mais barato do Google Workspace custa 28 reais e oferece soluções como e-mail comercial personalizado e seguro, videochamadas com até cem participantes, 30 GB de armazenamento em pool por usuário, controles de segurança e suporte Padrão.
GoDaddy
Similar aos serviços apresentados nos tópicos anteriores, a GoDaddy também tem sua própria plataforma de e-mails profissionais. Ela custa apenas 6 reais por mês com 10 GB de armazenamento, webmail móvel, calendário, contatos, tarefas e pode ser utilizado com o sistema de e-mails que preferir.
Por ser uma empresa muito bem renomada no mercado, há quem prefira seus serviços de e-mail.
Quais os cuidados ao criar seu e-mail profissional?
Há uma série de cuidados já conhecidos para uma boa utilização de e-mails, alguns muito conhecidos, outros nem tanto. Ainda assim, é necessário relembrá-los, para garantir que não ocorram problemas no futuro.
- O uso do e-mail corporativo deve ser exclusivo para assuntos profissionais, seja para comunicação interna ou para atendimento ao público;
- Evite a utilização do e-mail profissional para cadastro em sites relacionados a ofertas ou SPAM. Claro que, dependendo do contexto, essa regra possui exceções.
- Muita atenção com anexos, principalmente com contatos que desconhece, pois muitos ataques estão relacionados a eles;
- Utilize senhas realmente complexas e faça atualizações periódicas delas. Lembre-se que sua empresa ou negócio online pode estar em risco se essa recomendação não for seguida à risca. Uma ferramenta interessante para gerar senhas seguras é o LastPass.
- Faça cópias de segurança frequentes.
- Ative o DKIM para impedir que pessoas maliciosas utilizem seu endereço para enviar SPAM.
É necessário ter um domínio próprio para utilizar um e-mail profissional?
É sim. Como e-mails profissionais são vinculados a um domínio único, esse domínio precisa estar sobre seu controle. Domínios podem ser registrados facilmente pelo registro.br pelo valor de 40 reais por ano.
Normalmente, empresas de hospedagem oferecem e-mails gratuitos relacionados a seu site, cujo domínio já estará vinculado. O processo é simples, mas se tiver dúvidas, pode acionar diretamente o suporte que toda a configuração será feita rapidamente.
Quantos usuários são necessários para um e-mail profissional?
Quantos quiser (no limite da sua hospedagem, claro). Os mais comuns são [email protected], [email protected], [email protected], dentre outros.
Normalmente empresas criam domínios específicos para cada área, como atendimento, contabilidade, recepção, reservas e vendas.
Há aquelas que também criam e-mails únicos para cada funcionário, uma estratégia interessante para equipes menores e com comunicação mais unificada.
Conclusão: e-mail profissional
No artigo de hoje explicamos o que é e-mail profissional, quais os pontos positivos em ter um e qual hospedagem indicamos para ter e-mails corporativos de altíssima qualidade. Com tudo isso, esperamos que esse conteúdo tenha sido proveitoso e que tenha tirado todas as suas dúvidas.
Entretanto, se por algum motivo, algum questionamento ou sugestão surgiu, fale conosco pela seção dos comentários logo abaixo. Responderemos assim que possível.
Obrigado por ler o artigo até aqui. Nos vemos no próximo. Forte abraço!
