Zoho: E-mail profissional gratuito (Guia completo de configuração)

zoho email profissional grátis

Veja como ter um e-mail profissional sem gastar nada, usando um serviço confiável e de excelente qualidade. Além de transmitir mais credibilidade, um e-mail personalizado certamente vai tornar seu negócio muito mais profissional.

Seus clientes certamente preferem ver um e-mail como “[email protected]” em vez de “[email protected]”. Não há o que se discutir em relação a isso, o e-mail profissional certamente transmite uma maior confiança e credibilidade.

E é por isso que neste artigo você vai aprender passo a passo como usar um serviço totalmente grátis para criar e-mail profissional para seu negócio ou empresa.

Porque ter um e-mail profissional

Conquistar a confiança do cliente é a principal etapa em qualquer negociação. No caso de uma empresa ou profissional autônomo não é diferente, o cliente em potencial precisa confiar em você ou na sua empresa para fechar o negócio.

Essa construção de confiança é feita de diversas formas diferentes, a principal delas é mostrar o quanto seu negócio é profissional. E isso deve ser feito, dentre outras formas, com o uso de um endereço de e-mail profissional.

Um cliente certamente não quer ver “[email protected]” no seu cartão de visitas ou site. Ele vai achar que você não é muito profissional. Agora se for um “[email protected]” certamente ele vai ter mais confiança em seu negócio.

Ser profissional não é apenas ser capacitado tecnicamente, é preciso também demonstrar através de diversos aspectos o quanto você leva sua empresa a sério.

É por isso que não dá para abrir mão de ter um e-mail personalizado com o nome da sua empresa. O cliente precisa de um canal de comunicação que demonstre a profissionalidade do seu negócio.

Sobre a Zoho

zoho logo

Fundada em 1996 em Pleasanton (Califórnia) por Sridhar Vembu e Tony Thomas com o nome de AdventNet, Inc, teve como missão desde o início oferecer soluções de TI e gerenciamento de negócios.

Foi somente em 2009 que ganhou esse nome que conhecemos hoje. A Zoho Corporation oferece atualmente sistemas baseados na internet, tais como CRM, sistemas de marketing e uma suíte de aplicativos para escritório muito semelhante ao Google Doc.

Sua atuação é em diversos países, contando com sedes nos EUA, China, Cingapura e no Japão. Sendo que a maior parte de suas operações partem dos escritórios indianos.

São mais de 7.000 funcionários sob a gestão de Sridhar Vembu (CEO da empresa), responsáveis pela criação de mais de uma dezena de produtos, incluindo o Zoho Mail.

O que é Zoho Mail

zoho mail e mail profissional

Zoho Mail o serviço de e-mail corporativo oferecido pela Zoho Corporation que também oferece vários outros produtos voltados para empresas e negócios.

O Zoho Mail permite criar um e-mail personalizado grátis usando um domínio próprio, sem gastar nada com hospedagem de e-mail.

Para isso basta ter um domínio para criar um e-mail personalizado com nome da sua empresa. Por exemplo “[email protected]”. Você pode usar qualquer extensão de domínio com este serviço, inclusive a “.com.br”.

O Zoho Mail oferece uma série de funcionalidades e permite que você tenha seu e-mail personalizado sem gastar nada. Além de seguro, trata-se de um serviço altamente confiável e profissional.

Muito além de transmitir uma imagem mais profissional, o Zoho Mail vai permitir que você tenha um ambiente organizado e prático para administrar a comunicação com seus clientes.

Zoho Mail Gratuito

zoho mail gratuito

O Zoho Mail oferece um plano gratuito, ótimo para quem possui um domínio e deseja criar um e-mail profissional grátis. É preciso apenas inserir algumas entradas DNS, não é preciso nem migrar seu domínio para a Zoho.

Sem sombra de dúvidas esta é a melhor solução para quem está procurando uma hospedagem de e-mail grátis e profissional.

O plano grátis da Zoho Mail oferece algumas ferramentas bem interessantes e possui uma boa capacidade para armazenamento das suas mensagens de e-mails.

A maior limitação do plano grátis é a impossibilidade de utilizar clientes de e-mails como Outlook ou Thunderbird, pois o acesso ao IMAP/POP é liberado somente nos planos pagos.

Mesmo com essa limitação ainda é uma excelente alternativa para criar um e-mail profissional grátis, pois você pode instalar o cliente de e-mail da Zoho em seu computador ou celular (Android ou IOS).

Características do Zoho Mail Grátis

  • Domínio único – Você pode usar apenas um único domínio na mesma conta Zoho;
  • 5 usuários por conta – É possível adicionar até 5 usuários dentro do mesmo domínio (conta);
  • 5 GB de espaço – Isso mesmo, são 5 GB de espaço para cada usuário, é espaço de sobra para a maioria das necessidades;
  • 25 MB para anexos – Os arquivos anexados aos e-mails podem ter no máximo 25 MB no total;
  • Aplicativo Mobile – Gerencie seus e-mails gratuitamente em seu celular IOS ou Android apenas instalando um aplicativo;
  • Cliente WEB – Acesse seus e-mails diretamente no navegador de sua preferência, através do seu computador;
  • Livre de anúncios – O Zoho Mail é livre de anúncios indesejados.

Basicamente é isso tudo listado cima que você vai ter sem gastar um centavo. O único custo é para a compra do domínio — que é um item indispensável para quem tem uma empresa, vamos combinar.

Para quem é indicado o plano grátis

Se você é um profissional ou possui uma empresa, e deseja ter um e-mail profissional personalizado sem gastar nada, o Zoho Mail é a escolha certa.

Com ele você terá um e-mail profissional como [email protected] sem desembolsar um centavo com hospedagem de e-mails. Sua única despesa vai ser o registo de domínio (que eu recomendo fazer direto na Registro.BR).

Talvez você se pergunte se o plano gratuito é bom e se vai atender suas necessidades. Depois de testar o serviço eu posso dizer que sim, ele vai atender muito bem as necessidades de uma pequena/média empresa ou profissional que deseja ter um e-mail personalizado.

Eu diria que o plano gratuito não é indicado para grandes empresas, devido a limitação de 5 usuários e permitir apenas 1 domínio. Se a sua empresa possui mais de um domínio, você não vai poder unificar tudo na mesma conta do Zoho Mail.

Outro fator limitante é a impossibilidade de utilizar clientes de e-mails em seu computador. Ficar restrito apenas ao cliente de e-mail da Zoho pode ser um fator bastante limitante para algumas pessoas.

Zoho Mail planos pagos

Além do plano gratuito, o Zoho Mail oferece também planos pagos que incrementam as ferramentas e recursos disponíveis para utilizar junto a seu e-mail.

O plano gratuito é muito bom, mas se você pagar um valor mensal bem baixo vai ter uma série de ferramentas e recursos que não estão disponíveis no plano gratuito.

Pagando apenas $1 por mês (com faturamento anual) é possível usar o cliente de e-mail de sua preferência, adicionar vários domínios e ter acesso ao Zoho Cliq, entre outras vantagens.

Zoho Mail recursos

A Zoho oferece uma grande variedade de ferramentas e recursos, não é simplesmente uma hospedagem de e-mail grátis. São diversas ferramentas que facilitam a sua vida e tornam o processo de comunicação muito mais eficiente.

Entre as principais ferramentas e recursos oferecidos pela Zoho Mail, podemos destacar esses abaixo.

Migre seus e-mails

Se você atualmente já possui alguma hospedagem de e-mail e pretende migrar para a Zoho Mail fique tranquilo, a empresa oferece uma ferramenta para migração de e-mails, além de facilitar a criação das contas de usuário.

É possível migrar a partir de qualquer hospedagem de e-mail que permita acessar ao POP ou IMAP. Basta informar as credencias de acesso de umas dessas duas tecnologias que o Zoho Mail se encarrega de migrar os e-mails para você.

Além disso, é possível fazer a migração através de arquivos personalizados. Segundo a empresa, é suportado o arquivo CSV do Gmail por exemplo, entre outros arquivos. Consulte o suporte da empresa caso tenha alguma necessidade especifica de migração de contas de e-mail.

Comunicação simplificada entre equipe

zoho mail streams

O Zoho Streams é um recurso bastante interessante que melhora o fluxo de comunicação dentro da empresa ao permitir que a comunicação seja feita apenas marcando um usuário como numa rede social.

A ideia é justamente esta, oferecer um ambiente mais simples e ágil que torne o fluxo de comunicação muito mais rápido do que se tivesse usando o e-mail.

Ao receber um e-mail você pode iniciar uma conversa com outros usuários sem sair da tela de leitura de e-mails. A comunicação é privada, somente os membros da empresa vão ver as mensagens trocadas.

Além da conversação mais ágil e eficiente que o tradicional e-mail, isso permite que as conversas fiquem organizadas dentro da plataforma de conversação da Zoho.

Autenticação de dois fatores (TFA)

zoho mail segurança

Não dá para brincar com a segurança não é mesmo? O Zoho Mail oferece TFA (autenticação por dois fatores). Você pode optar por receber um código via aplicativo de celular, SMS ou chamada de voz sempre que efetuar login, além de digitar a tradicional senha.

A autenticação por dois fatores torna o sistema a prova de invasões, dificilmente alguém teria como descobrir a senha e interceptar o código de segurança enviado para seu celular.

Quando se fala em comunicação todo cuidado é pouco, a segurança das suas conversas é um fator de altíssima importância. E uma ferramenta como a Zoho Mail oferece toda solução de segurança que seu negócio precisa.

Painel de controle

zoho painel de controle

Com o painel de controle do Zoho Mail você pode configurar contas, adicionar novos usuários, criar grupos, configurar segurança e política anti-spam, dentre uma série de outras opções e personalizações que estão disponíveis.

Também é possível limitar os privilégios dos usuários cadastrados para selecionar quem pode alterar configurações ou publicar arquivos.

Outra opção é criar uma política de senhas, que incluí opção para expiração da senha (força a criação de uma nova senha depois de um tempo), definir tamanho mínimo de senhas, obrigatoriedade de caracteres especiais, dentre outras opções para elevar a segurança da conta dos seus colaboradores.

Recursos de segurança como este são muito importantes porque permitem enrijecer a segurança e impedir que os usuários da sua empresa utilizem senhas fracas que podem colocar a segurança do seu negócio em risco.

Anti-spam

Como não poderia faltar, o Zoho Mail permite que você crie uma política rígida para combater os spams. O controle de spam do Zoho Mail é altamente configurável, que permite endurecer as regras caso você sofra com muitos spams em sua caixa de entrada.

Ao divulgar seu endereço de e-mail na internet é muito comum que sua caixa de entrada seja invadido por dezenas de spam diariamente. São dezenas de mensagens que só tiram o foco do que é importante e muitas delas podem esconder tentativas de invasões (phishing).

Quem sofre com esse problema sabe o quanto é ruim e também danoso, pois perdemos o foco e podemos acabar deixando passar algum e-mail importante.

Por esse motivo e para garantir a segurança de todos os usuários é preciso escolher um provedor de e-mails que ofereça um bom anti-spam.

Segurança e disponibilidade

Segundo a empresa, são adotadas várias medidas visando oferecer o máximo de segurança e disponibilidade para o serviço.

Além da tradicional segurança física, a Zoho Corporation também utiliza de serviços de auditoria externa para garantir que seus sistemas sejam seguros e atendam aos mais modernos padrões de segurança da indústria.

A empresa adota sistemas redundantes que garantem a continuidade do serviço mesmo em caso de falhas de hardwares e problemas de conexão. Os dispositivos de redes como roteadores, switches e gateways são providos de sistemas redundantes que protegem a rede interna da empresa de falhas.

Modo nortuno

zoho mail modo noturno

Quem trabalha a noite, ou como no meu caso, que trabalho normalmente até a madrugada, é comum sofrer por causa da alta luminosidade da tela do computador. Pensando nisto a Zoho desenvolveu o modo noturno para seu cliente de e-mail.

Este tema escuro permite que você utilize o cliente de e-mail de maneira confortável a noite, sem sofrer com a alta luminosidade das cores claras na tela.

Como criar um e-mail profissional grátis

Para criar um e-mail profissional grátis com o Zoho Mail, o primeiro passo é acessar a página do serviço e criar uma conta gratuita. Para isso, siga as instruções mostradas abaixo.

zoho mail site

Acesse o site da ferramenta.

e mail profissional grátis criando conta

Marque a opção “E-mail corporativo” e clique no botão “Inscrever-se agora”.

e mail profissional plano grátis

Role a página e clique no botão “Introdução”, exibido em na seção “Plano gratuito”.

zoho mail adicionar dominio

Informe o domínio que você deseja usar no e-mail e clique no botão “Add”.

zoho dados cadastrais

Preencha as informações solicitadas com seus dados.

  • Name – Informe o seu nome;
  • Administrator Account – Conta do usuário que vai ser o administrador;
  • Mobile Phone – Informe um número de celular válido para receber um código de confirmação;
  • Confirm Mobile Phone – Digite novamente o número do celular para confirmar;
  • Password – Informe a senha da sua conta Zoho Mail;
  • Re-enter Password – Digite novamente a senha para confirmar a informação fornecida;
  • Contact E-mail – Informe seu endereço de e-mail pessoal/profissional para ser usado caso você esqueça a senha.

Agora marque a opção “I agree to the Terms of Service and Privacy Policy.” para aceitar as políticas de serviço e privacidade e depois clique no botão “Proced”.

zoho confirmação dos dados

Confirme se os dados estão corretos e clique em “Sign up”.

zoho confirmar número do telefone

Agora falta confirmar o número do seu telefone para que a conta seja realmente criada.

Verifique em seu celular o recebimento do código de confirmação de 6 dígitos da Zoho. Informe este código e clique em “Verificar meu telemóvel”.

Depois da verificação sua conta será criada, agora você precisa validar a propriedade do seu domínio. Para isso é preciso adicionar uma entrada do tipo TXT em seu domínio.

A partir deste ponto vai depender de onde você registrou o domínio. Se você fez como a maioria que efetuou o registro diretamente na Registro.Br basta seguir o passo a passo seguinte.

Validando seu domínio registrado na Registro.BR

Para utilizar o Zoho Mail é necessário efetuar a validação do domínio. Desta forma a Zoho sabe que este domínio realmente pertence a você, sem verificar o domínio não tem como seguir a adianta nas configurações.

O processo de validação é bastante simples, basta inserir um registo TXT junto a seu domínio, desta forma a Zoho vai ler esta informação e saber que você é o proprietário do mesmo.

Se você registrou o domínio com outra empresa vai precisar realizar o processo junto a empresa registradora do domínio. Aqui no nosso caso o domínio foi registrado com a Registo.BR.

Copie para a área de transferência todo o valor da coluna “Valor / aponta para / destino”.

zoho verificar dominio

Acesse o site do Registro.BR em uma nova aba do navegador e faça login em sua conta.

registro.br minha conta

Clique no nome de domínio que você deseja utilizar para criar o e-mail personalizado.

registro.br editar zona dns

Clique na opção “Editar zona” para exibir todos os registros DNS do seu domínio.

registro.br nova entrada dns

Agora clique no botão “Nova entrada” para adicionar uma nova entrada ao DNS do domínio.

registro.br adicionar registro de verificação zoho

Mantenha o primeiro campo em branco e selecione a opção “TXT”. Depois cole no último campo o valor copiado anteriormente para a área de transferência.

Depois de preencher os valores conforme solicitado pelo Zoho, clique no botão “Adicionar”.

registro.br salvar entrada dns

Para confirmar a gravação do novo registro clique no botão “Salvar”.

registro.br registros mx zoho email

Pronto, agora que o registro TXT foi inserido o Zoho Mail vai ser capaz de identificar que você é o proprietário do domínio. Mas não feche ainda o site do Registo.BR, você ainda vai precisar adicionar novas entradas posteriormente.

zoho verificar dominio do e mail

Agora novamente no site da ferramenta Zoho Mail, clique na opção “Prosseguir para a verificação do TXT”.

zoho iniciar verificação dominio

Clique no botão “Verificar agora” para confirmar a verificação do domínio.

zoho mail criar conta de email

Informe um nome de usuário e clique em “Create Account”.

As etapas “Adicionar usuários”, “Criar grupos” podem ser ignoradas clicando em “Ignorar” e em “Próximo”.

Configurando a entrega de e-mails

O registo TXT adicionado anteriormente basicamente não tem função prática, ele serve apenas para o Zoho verificar a propriedade do domínio.

É na etapa atual que você vai fazer a configuração mais importante de todas. A configuração a seguir vai ser responsável por permitir que os serviços de e-mail saibam qual é o servidor responsável por receber os e-mails enviados para seu domínio.

Se esta etapa não for configurada corretamente, todos os e-mails enviados para seu domínio @seudominio.com.br vão retornar uma mensagem de erro porque os serviços de e-mails não saberão para quem vão entregar as mensagens.

zoho mail configurando entrega de emails

Adicione os registros, um por um, conforme o solicitado pelo Zoho.

zoho mail add registro mx

Novamente no “editor zona” da Registro.BR, adicione um novo registro, mas dessa vez do tipo “MX”.

Para isso deixe o primeiro campo em branco e selecione a opção “MX”.

No segundo campo informe o valor numérico, já no último campo informe o endereço conforme solicitado pelo Zoho.

registro.br registros mx zoho email

Repita estes passos para todos os registros que o Zoho mandar inserir. Geralmente ele pede para inserir 3 registros do tipo “MX”, é importante que você insira todos eles para garantir o correto recebimento de e-mails em seu domínio.

Ainda não feche a página da Registro.BR, você vai precisar inserir ainda outros registros em seu DNS, cada um com uma função diferente.

Agora clique no botão “Pesquisa do MX” para certificar-se que tudo foi inserido corretamente.

Configurando o SPF do Zoho Mail

Esta etapa é de extrema importância para que os e-mails enviados pelo Zoho Mail não sejam marcados como SPAM ou exibam a mensagem de “Remente não verificado”.

É extremamente fácil falsificar o remetente de um e-mail, por esse motivo foi criado o SPF (Sender Policy Framework). Sempre que algum serviço como o Gmail, Outlook e etc. recebe um e-mail, eles verificam através do SPF quais são os servidores permitidos a enviar e-mails em nome daquele domínio.

Quando estes serviços não conseguem validar seu domínio através do SPF, eles podem marcar sua mensagem como “Remente não verificado”, ou ainda pior, podem enviar a mensagem diretamente para a caixa de “Spam”.

Para configurar o SPF do Zoho Mail siga os procedimentos descritos abaixo.

zoho mail configurar spf

Copie todo o valor da coluna “Valor TXT”.

zoho mail spf novo registro

Novamente no “Editor zona” da Registo.BR, clique em “Nova entrada”.

zoho mail spf salvar registro dns

Deixe o primeiro campo em branco e selecione a opção “TXT”. No último campo você deve colar os valores copiados da página de configuração do Zoho Mail.

Clique em “Adicionar” e na tela seguinte clique em “Salvar” para gravar as alterações.

Agora clique em “Pular” para avançar para a próxima etapa, o DKIM deve ser configurado posteriormente para que você consiga continuar o assistente de instalação da Zoho Mail.

zoho mail acessando webmail

 Clique em “E-mail” para começar a usar o serviço de e-mail.

Como configurar o DKIM do Zoho Mail

DKIM também é uma configuração obrigatória, apesar de você ler por aí que ele pode ser dispensado. São vários serviços de e-mails, não existe só Outlook e Gmail, não é porque funciona nestes dois é que vai funcionar em todos.

Além disso, alguns e-mails podem funcionar bem sem o DKIM, mas uma palavra a mais que você adiciona pode chamar atenção dos serviços de e-mails e eles podem exigir que seu e-mail seja mais confiável.

Deixar de configurar o DKIM é o mesmo que dizer para os serviços de e-mail que seu e-mail não é tão confiável assim e numa filtragem de Spam Score a falta do DKIM pode mandar seu e-mail para a lixeira.

Os serviços de e-mails estão cada vez mais inteligentes para prevenir fraudes. Eles sabem quais são os conteúdos das mensagens que podem tornar o e-mail potencialmente perigoso.

É por esse motivo que uma mensagem que você envia pode ir para a caixa de entrada, enquanto outra mensagem, para este mesmo remetente pode ir para a caixa de spam.

Tudo vai depender da análise que os serviços de e-mails fazem, o famoso Spam Score. Se ele detectar que seu e-mail tem palavras ou links potencialmente usados em fraudes, ele vai fazer uma verificação mais apurada e a falta do DKIM pode ter um peso grande. Isso é apenas um exemplo, podem ocorrer muitas situações.

As vezes uma palavra pode fazer seu e-mail ir para a lixeira do usuário. Então não deixe de configurar o DKIM porque ele permite que os servidores de e-mails confiem na autenticidade do seu e-mail.

O SPF verifica unicamente o remente (from) da mensagem se ele válido. Já o DKIM vai mais além, ele verifica se a mensagem não sofreu nenhum tipo de alteração até chegar ao destinatário. Ele usa uma assinatura criptografada para certificar-se que o e-mail não foi alterado maliciosamente por alguém.

Usados em conjunto, o DKIM e o SPF garantem uma proteção muito superior do que usar apenas um ou outro.

Sem mais delongas, vamos configurar o DKIM no Zoho Mail.

zoho mail acessando configurações

O primeiro passo é acessar o painel de controle do Zoho Mail. Para isso clique no ícone do seu usuário e depois em “Painel de controle”.

zoho mail configurar dkim

Clique em “Autenticação de e-mail” e depois em “DKIM”.

zoho mail dkim dominio

Clique no ícone do “Lápis” exibido ao lado do seu domínio.

zoho mail dkim adicionar seletor

Certifique-se que está selecionado o domínio correto e clique em “+ Adicionar seletor”.

zoho mail dkim salvar seletor

Informe o nome do seletor “zoho” e clique no botão “Salvar”.

zoho mail chave dkim

Novamente na tela “Editor de zona” do Registro.BR, você vai ter que adicionar um registro “TXT” contendo a chave pública deste seletor. É esta chave que vai permitir que os serviços de e-mails verifiquem se o conteúdo da mensagem não foi alterado em algum salto até chegar ao destino.

zoho mail spf novo registro

Clique no botão “Nova entrada”.

zoho mail registro.br salvar chave dkim

O primeiro campo deve conter o valor “zoho._domainkey” (sem aspas ou espaços). Depois de selecionar a opção “TXT”, cole o valor da chave informada na tela de configuração da “Zoho”.

Clique em “Adicionar” para adicionar o novo registro.

zoho mail registro.br chave dkim salvar

Depois não esqueça de clicar em “Salvar” para gravar as alterações.

Agora de volta a tela de configuração do Zoho Mail, você deve clicar em verificar e certificar-se que o status esteja como “Verificado” para que o Zoho Mail envie as mensagens de e-mails contendo a configuração DKIM.

Viu como é fácil configurar o DKIM, assim como todas as etapas foi necessário apenas inserir registros DNS ao seu domínio.

Agora com o DKIM e o SPF configurados corretamente os e-mails enviados vão ter um elevado padrão de confiabilidade. Ambos os padrões de segurança se complementam e trabalham juntos para garantir a confiabilidade das mensagens enviadas.

Como utilizar cliente de e-mail via POP/IMAP

Para utilizar um cliente de e-mail como Outlook ou qualquer outro você precisa de um plano pago. No plano Free você pode usar somente os clientes de e-mails da Zoho Mail, que podem ser instalados em seu celular ou computador.

Para quem não quer pagar pelo serviço pode usar gratuitamente o aplicativo para celular e computador que possuem várias funções bem interessantes e uma interface muito intuitiva.

Obviamente se você está acostumado com o Outlook ou outro cliente de e-mail vai estranhar um pouco no começo, mas o Zoho Mail tem clientes de e-mails muito bons.

Conclusão

Criar uma conta de e-mail profissional grátis não é algo tão difícil quanto parece, neste tutorial abordamos todas as etapas e passamos várias informações que você não encontra em nenhum outro tutorial na internet.

E o melhor de tudo, você vai ter uma conta 100% configurada, podendo extrair o máximo de potencial do Zoho Mail e não vai ter nenhum tipo de problema com seus e-mails.

Se você tiver alguma dúvida ou quiser falar sobre este tutorial, fique a vontade para usar a seção de comentários abaixo.

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