Zoho Mail: O que é? Como se cadastrar gratuitamente?

zoho email profissional grátis

Saiba como criar uma conta no Zoho Mail e organize o fluxo de e-mail da sua empresa!

Quem ainda não conhece essa ferramenta incrível preste atenção neste artigo! O Zoho Mail é um serviço de e-mail profissional que possibilita uma comunicação personalizada de acordo com as necessidades da sua empresa, além de permitir que você tenha até 5 contas vinculadas ao seu domínio.

Adotar uma ferramenta confiável e de excelente qualidade é essencial para o funcionamento da organização. Através de um e-mail personalizado é possível transmitir uma maior credibilidade e, consequentemente, tornar o seu negócio muito mais profissional.

Confira abaixo um guia completo e aprenda o passo a passo de como utilizar um serviço totalmente grátis para criar e-mail profissional para seu negócio ou empresa!

Qual a vantagem de ter um e-mail profissional?

Conquistar a confiança do cliente é a principal etapa em qualquer negociação. No caso de uma empresa ou profissional autônomo não é diferente, o cliente em potencial precisa acreditar no seu trabalho para fechar o negócio.

Essa construção de confiança é feita de diferentes formas. Um dos pontos essenciais é mostrar o quanto seu negócio é profissional e uma das formas de realizar isso é com o uso de um endereço de e-mail profissional.

Muitas vezes, um cliente não quer ver “[email protected]” no seu cartão de visitas ou site. Isso não demonstra muito profissionalismo. Agora, ao utilizar um endereço como [email protected], proporciona uma maior confiança para o seu negócio.

Ser profissional não é apenas ser capacitado tecnicamente, é preciso também demonstrar através de diversos aspectos o quanto você leva sua empresa a sério!

Sobre a Zoho

Fundada no ano de 1996, em Pleasanton (Califórnia), por Sridhar Vembu e Tony Thomas. A Zoho Mail, à princípio, surgiu com o nome de AdventNet, Inc, e teve como missão oferecer soluções de TI e gerenciamento de negócios.

zoho logo
A Zoho Mail é uma plataforma de e-mail voltada para o cenário profissional

Foi somente em 2009 que ela ganhou esse nome que conhecemos hoje. Atualmente, Zoho Corporation oferece sistemas baseados na internet, tais como CRM, sistemas de marketing e uma suíte de aplicativos para escritório muito semelhante ao G Suite do Google.

Sua atuação ocorre em diversos países, contando com sedes nos EUA, China, Cingapura e no Japão, porém a maior parte de suas operações acontece em escritórios indianos.

São mais de 7.000 funcionários sob a gestão de Sridhar Vembu (CEO da empresa), responsáveis pela criação de uma dezena de produtos, incluindo o Zoho Mail.

O que é Zoho Mail

Como dito anteriormente, o Zoho Mail é um serviço corporativo, oferecido pela Zoho Corporation, que permite criar um e-mail personalizado utilizando um domínio próprio e sem gastar nada com hospedagem.

Tela do serviço de e-mail profissional da Zoho Mail

Para isso é muito simples, basta ter um domínio com nome da sua empresa, por exemplo, “[email protected]”. Você pode usar qualquer extensão de domínio com este serviço, inclusive a “.com.br”.

O Zoho Mail oferece uma série de funcionalidades e permite que você tenha seu e-mail personalizado de forma gratuita. Além de seguro, trata-se de um serviço altamente confiável e profissional.

Muito além de transmitir uma maior credibilidade, o Zoho Mail irá permitir que você tenha um ambiente organizado e prático para administrar a comunicação com seus clientes!

Como posso me cadastrar gratuitamente?

O Zoho Mail oferece um plano gratuito, para utilizá-lo basta possuir um domínio e configurar seu e-mail profissional grátis. É preciso apenas inserir algumas entradas DNS para realizar esta configuração.

zoho mail gratuito
Tela do serviço de e-mail profissional gratuito da Zoho Corporation.

O plano grátis da Zoho Mail oferece algumas ferramentas bem interessantes e possui uma boa capacidade para armazenamento das suas mensagens de e-mails.

A maior limitação do plano grátis é a impossibilidade de utilizar clientes de e-mails como Outlook ou Thunderbird, pois o acesso ao IMAP/POP é liberado somente nos planos pagos.

Apesar dessa limitação, o plano gratuito ainda é excelente alternativa para quem quer ter um e-mail profissional e exclusivo. Você ainda pode instalar o cliente de e-mail da Zoho em seu computador ou celular (Android ou IOS).

Características do Zoho Mail Grátis

  • Domínio único – Você pode usar apenas um único domínio na mesma conta;
  • 5 usuários por conta – É possível adicionar até 5 usuários dentro do mesmo domínio;
  • 5 GB de espaço – Isso mesmo! São 5 GB de espaço para cada usuário, é espaço de sobra para a maioria das necessidades;
  • 25 MB para anexos – Os arquivos anexados aos e-mails podem ter no máximo 25 MB;
  • Aplicativo Mobile – Gerencie seus e-mails em seu celular IOS ou Android apenas instalando um aplicativo;
  • Cliente WEB – Acesse seus e-mails diretamente no navegador de sua preferência através do seu computador;
  • Livre de anúncios – O Zoho Mail é livre de anúncios indesejados.

Basicamente você terá tudo isso listado acima sem gastar um centavo! O único custo é para a compra do domínio, umitem indispensável para quem tem uma empresa.

Para quem é indicado o plano grátis?

Se você é um profissional ou possui uma empresa, e deseja ter um e-mail personalizado sem gastar nada, o Zoho Mail é a escolha certa! Sua única despesa vai ser o registro de domínio (que eu recomendo fazer direto na Registro.br).

Talvez você se pergunte se o plano gratuito é bom e se vai atender às suas expectativas e necessidades. Depois de testar o serviço eu posso confirmar que sim, ele vai atender muito bem as necessidades de uma pequena/média empresa ou profissional que deseja ter um e-mail personalizado.

Na minha opinião, o plano gratuito não é indicado para grandes empresas, devido a limitação de 5 usuários e permitir apenas 1 domínio. Então, caso a sua empresa possua mais de um domínio, você não vai poder unificar tudo na mesma conta do Zoho Mail.

Outro fator que interfere nessa escolha é a impossibilidade de utilizar clientes de e-mails em seu computador. Ficar restrito apenas ao cliente de e-mail da Zoho pode ser um fator bastante limitante para algumas pessoas.

Zoho mail: Planos Pagos

No Zoho Mail também existe a possibilidade de aderir planos pagos que incrementam as ferramentas e recursos disponíveis para utilizar junto a seu e-mail.

O plano gratuito é muito bom e recomendado, porém se você pagar um valor mensal bem baixo irá ter uma série de ferramentas e recursos que não estão disponíveis gratuitamente.

Pagando apenas $1 por mês (com faturamento anual) é possível usar o cliente de e-mail de sua preferência, adicionar vários domínios e ter acesso ao Zoho Cliq, entre outras vantagens.

Quais os principais recursos do Zoho Mail?

A Zoho não é simplesmente uma hospedagem de e-mail grátis. Ela oferece uma grande variedade de ferramentas e recursos que facilitam a sua vida e tornam o processo de comunicação muito mais eficiente!

Entre as principais ferramentas e recursos oferecidos pela Zoho Mail, podemos destacar esses abaixo.

Migre seus e-mails

Se você já possui alguma hospedagem de e-mail e pretende migrar para a Zoho Mail fique tranquilo(a)! A empresa oferece uma ferramenta para migração de e-mails, além de facilitar a criação das contas de usuário.

É possível migrar a partir de qualquer hospedagem que permita o acesso ao POP ou IMAP. Basta informar as credencias de umas dessas duas tecnologias que o Zoho Mail se encarrega do restante.

Além disso, também é possível fazer a migração através de arquivos personalizados. Segundo a empresa, é suportado o arquivo CSV do Gmail por exemplo, entre outros arquivos.*Consulte o suporte da empresa caso tenha alguma necessidade específica para migração de contas de e-mail.

Comunicação simplificada entre equipe

O Zoho Streams é um recurso bastante interessante para quem quer melhorar o fluxo de comunicação dentro da empresa.

zoho mail streams

A ideia é oferecer um ambiente mais simples e ágil que torne o fluxo de comunicação muito mais rápido do que se estivesse usando um outro e-mail qualquer.

Ao receber um e-mail você pode iniciar uma conversa com outros usuários sem sair da tela de leitura de e-mails, basta mencioná-lo(a). A comunicação é privada e somente os membros da empresa poderão ver as mensagens trocadas.

Além da conversação mais ágil e eficiente que o tradicional e-mail, esse recurso permite que as conversas fiquem organizadas dentro da plataforma de conversação da Zoho.

Autenticação de dois fatores (TFA)

A segurança dos usuários é um fator essencial dentro de uma empresa. Para isso, o Zoho Mail oferece TFA (autenticação por dois fatores). Você pode optar por receber um código via aplicativo de celular, SMS ou chamada de voz sempre que efetuar login, além de digitar a tradicional senha.

Para garantir a segurança o Zoho Mail oferece o TFA

A autenticação por dois fatores torna o sistema à prova de invasões, já que dificilmente alguém irá descobrir a senha e interceptar o código de segurança enviado para seu celular.

Painel de controle

Com o painel de controle do Zoho Mail você pode configurar contas, adicionar novos usuários, criar grupos, configurar segurança e política AntiSpam, dentre uma série de outras opções e personalizações que estão disponíveis.

zoho painel de controle
Painel de controle da plataforma Zoho Mail

Além disso, também é possível limitar os privilégios dos usuários cadastrados para selecionar quem pode alterar as configurações ou publicar arquivos.

Outra opção é criar uma política de senhas, que inclui a opção para expiração da senha (força a criação de uma nova senha depois de um tempo), definir tamanho mínimo, obrigatoriedade de caracteres especiais, como outras opções para elevar a segurança da conta dos seus colaboradores.

Adotar recursos de segurança como este é muito importante, pois permite enrijecer a segurança e impedir que os usuários da sua empresa utilize senhas fracas, o que pode colocar seu negócio em risco.

AntiSpam

Como não poderia faltar, o Zoho Mail permite que você crie uma política rígida para combater os spams.

Ao divulgar seu endereço de e-mail na internet é muito comum que sua caixa de entrada seja invadida por dezenas de spams. São dezenas de mensagens que só tiram o foco do que é importante e muitas delas podem esconder tentativas de invasões (phishing).

Quem sofre com esse problema sabe o quanto é ruim e também danoso, pois tira a atenção do usuário e ainda pode fazer com que ele deixe passar algum e-mail importante. Por esse e outros motivos é necessário escolher um provedor de e-mails que ofereça um bom AntiSpam.

Segurança e disponibilidade

De acordo com a empresa são adotadas várias medidas que visam oferecer o máximo de segurança e disponibilidade para o usuário.

Além da tradicional segurança física, a Zoho Corporation também utiliza de serviços de auditoria externa para garantir que seus sistemas sejam confiáveis e atendam aos mais modernos padrões de segurança da indústria.

A empresa adota um sistema exclusivo que garante a continuidade do serviço mesmo em caso de falhas de hardwares e problemas de conexão. Os dispositivos de redes como roteadores, switches e gateways são providos desses sistemas redundantes que têm como função proteger a rede interna da empresa de possíveis falhas.

Modo nortuno

Quem trabalha a noite, ou como no meu caso, que costuma ir até a madrugada, é comum sofrer por causa da alta luminosidade da tela do computador. Pensando nisso a Zoho desenvolveu o modo noturno.

zoho mail modo noturno
A plataforma Zoho Mail permite ativar o modo noturno

Este tema escuro permite que você utilize o cliente de e-mail de maneira confortável sem sofrer com a alta luminosidade das cores claras na tela.

Passo a passo para criar um e-mail profissional grátis

Para criar um e-mail profissional grátis com o Zoho Mail, confira o passo a passo abaixo.

  1. Acesse o site da ferramenta.
e mail profissional grátis criando conta

2. Marque a opção “E-mail corporativo” e clique no botão “Inscrever-se agora”.

e mail profissional plano grátis

3. Role a página e clique no botão “Introdução”, exibido em na seção “Plano gratuito”.

zoho mail adicionar dominio

4. Informe o domínio que você deseja usar no e-mail e clique no botão “Add”.

zoho dados cadastrais

5. Preencha as informações solicitadas com seus dados.

  • Name – Informe o seu nome;
  • Administrator Account – Conta do usuário que vai ser o administrador;
  • Mobile Phone – Informe um número de celular válido para receber um código de confirmação;
  • Confirm Mobile Phone – Digite novamente o número do celular para confirmar;
  • Password – Informe a senha da sua conta Zoho Mail;
  • Re-enter Password – Digite novamente a senha para confirmar a informação fornecida;
  • Contact E-mail – Informe seu endereço de e-mail pessoal/profissional para ser usado caso você esqueça a senha.

6. Agora marque a opção “I agree to the Terms of Service and Privacy Policy.” para aceitar as políticas de serviço e privacidade e depois clique no botão “Proced”.

zoho confirmação dos dados

7. Confirme se os dados estão corretos e clique em “Sign up”.

zoho confirmar número do telefone

Agora falta apenas confirmar o número do seu telefone para que a conta seja realmente criada.

Verifique em seu celular o recebimento do código de confirmação de 6 dígitos da Zoho. Informe este código e clique em “Verificar meu telemóvel”.

Depois da verificação sua conta será criada. Agora você precisa validar a propriedade do seu domínio, basta adicionar uma entrada do tipo TXT ao mesmo.

A partir deste ponto vai depender de onde você registrou o domínio. Se você fez como a maioria que efetuou o registro diretamente na Registro.br basta seguir o passo a passo seguinte.

Validando seu domínio registrado na Registro.BR

Para utilizar o Zoho Mail é necessário efetuar a validação do domínio. Desta forma a Zoho tem certeza que este domínio realmente pertence a você e garante a sua segurança.

O processo de validação é bastante simples, basta inserir um registo TXT junto a seu domínio. Assim, a Zoho vai ler esta informação e saber que você é o proprietário do mesmo.

Se você registrou o domínio com outra empresa vai precisar realizar o processo junto a empresa registradora do domínio. Neste caso, estamos considerando que tenha sido feito com a Registo.BR.

1. Copie para a área de transferência todo o valor da coluna “Valor / aponta para / destino”.

zoho verificar dominio

2. Acesse o site do Registro.br em uma nova aba do navegador e faça login em sua conta.

registro.br minha conta

3. Clique no nome de domínio que você deseja utilizar para criar o e-mail personalizado.

registro.br editar zona dns

4. Clique na opção “Editar zona” para exibir todos os registros DNS do seu domínio.

registro.br nova entrada dns

5. Agora clique no botão “Nova entrada” para adicionar uma nova entrada ao DNS do domínio.

registro.br adicionar registro de verificação zoho

6. Mantenha o primeiro campo em branco e selecione a opção “TXT”. Depois cole no último campo o valor copiado anteriormente para a área de transferência.

7. Depois de preencher os valores conforme solicitado pelo Zoho, clique no botão “Adicionar”.

registro.br salvar entrada dns

8. Para confirmar a gravação do novo registro clique no botão “Salvar”.

registro.br registros mx zoho email

9. Pronto, agora que o registro TXT foi inserido o Zoho Mail vai ser capaz de identificar que você é o proprietário do domínio. Mas não feche ainda o site do Registo.BR, você ainda vai precisar adicionar novas entradas posteriormente.

zoho verificar dominio do e mail

10. Volte para o site da ferramenta Zoho Mail e clique na opção “Prosseguir para a verificação do TXT”.

zoho iniciar verificação dominio

11. Clique no botão “Verificar agora” para confirmar a verificação do domínio.

zoho mail criar conta de email

12. Informe um nome de usuário e clique em “Create Account”.

As etapas “Adicionar usuários”, “Criar grupos” podem ser ignoradas clicando em “Ignorar” e em “Próximo”.

Configurando a entrega de e-mails

O registo TXT adicionado anteriormente não tem função prática, ele serve apenas para o Zoho verificar a propriedade do domínio.

É na etapa atual que você vai fazer a configuração mais importante de todas. A configuração a seguir vai ser responsável por permitir que o serviço saiba qual é o servidor responsável por receber os e-mails enviados para seu domínio.

Se esta etapa não for configurada corretamente, todos os e-mails enviados vão retornar uma mensagem de erro já que os serviços de e-mails não saberão para quem vão entregar as mensagens.

Confira abaixo a maneira correta de configurar o seu fluxo de e-mails.

zoho mail configurando entrega de emails
Página do site Zoho Mail com registros do DNS
  1. Adicione os registros, um por um, conforme o solicitado pelo Zoho.

2. Novamente no “editor zona” da Registro.br, adicione um novo registro, mas dessa vez do tipo “MX”.

Para isso deixe o primeiro campo em branco e selecione a opção “MX”.

No segundo campo informe o valor numérico, já no último campo informe o endereço conforme solicitado pelo Zoho.

3. Repita estes passos para todos os registros que o Zoho mandar inserir.

registro.br registros mx zoho email
Página do site Registro.Br – Endereço do seu registro

Geralmente ele pede para inserir 3 registros do tipo “MX”. É importante que você adicione todos eles para garantir o correto recebimento de e-mails em seu domínio.

Ainda não feche a página da Registro.BR. Você precisará inserir outros registros em seu DNS, cada um com uma função diferente.

Agora clique no botão “Pesquisa do MX” para certificar-se que tudo foi inserido corretamente.

Configurando o SPF do Zoho Mail

Esta etapa é de extrema importância para que os e-mails enviados pelo Zoho Mail não sejam marcados como spam ou exibam a mensagem de “Remetente não verificado”.

É extremamente fácil falsificar o remetente de um e-mail, por esse motivo foi criado o SPF (Sender Policy Framework). Sempre que algum serviço como o Gmail, Outlook e etc. recebe um e-mail, eles verificam através do SPF quais são os servidores permitidos a enviar e-mails em nome daquele domínio.

Quando estes serviços não conseguem validar seu domínio eles conseguem marcar sua mensagem como “Remetente não verificado”, ou pior, podem enviar a mensagem diretamente para a caixa de “Spam”.

Para configurar o SPF do Zoho Mail siga os procedimentos descritos abaixo:

1. Copie todo o valor da coluna “Valor TXT”.

zoho mail spf novo registro

2. Novamente no “Editor zona” da Registo.br, clique em “Nova entrada”.

Deixe o primeiro campo em branco e selecione a opção “TXT”. No último campo você deve colar os valores copiados da página de configuração do Zoho Mail.

Clique em “Adicionar” e na tela seguinte clique em “Salvar” para gravar as alterações.

Agora clique em “Pular” para avançar para a próxima etapa.

O DKIM deve ser configurado posteriormente para que você consiga continuar o assistente de instalação da Zoho Mail.

Página do site Zoho Mail – Workplace

 Clique em “E-mail” para começar a usar o serviço de e-mail.

DKIM: Configure a sua chave pública

DKIM (DomainKeys Identified Mail) funciona como uma forma de autenticação por e-mail obrigatória e que é responsável por adicionar assinaturas de criptografia digital para as mensagens de correio eletrônico.

Ao adotá-lo você garante que o e-mail tenha vindo de uma fonte confiável e que ele não foi alterado durante o período de trânsito entre os servidores de envio e de recebimento.

Deixar de configurar o DKIM é o mesmo que dizer para os serviços de e-mail que seu endereço não é tão confiável assim e dentro de uma filtragem de Spam Score, a falta do DKIM pode acabar mandando seu e-mail para a lixeira.

Estes serviços estão cada vez mais inteligentes para prevenir fraudes e, por isso, sabem quais são os conteúdos das mensagens que podem tornar o e-mail potencialmente perigoso.

Tudo vai depender da análise. Se ele detectar que seu e-mail tem palavras ou links potencialmente usados em fraudes, ele fará uma verificação mais apurada e a falta do DKIM acaba se tornando um peso grande.

O SPF verifica apenas se o remetente (from) da mensagem é válido. Já o DKIM vai mais além, ele verifica se a mensagem não sofreu nenhum tipo de alteração até chegar ao destinatário. Ele usa uma assinatura criptografada para certificar-se que o e-mail não foi alterado maliciosamente por alguém.

Usados em conjunto, o DKIM e o SPF garantem uma proteção muito superior do que usar apenas um ou outro.

Sem mais delongas, vamos configurar o DKIM no Zoho Mail:

zoho mail acessando configurações

1. O primeiro passo é acessar o painel de controle do Zoho Mail. Para isso clique no ícone do seu usuário e depois em “Painel de controle”.

zoho mail configurar dkim

2. Clique em “Autenticação de e-mail” e depois em “DKIM”.

zoho mail dkim dominio

3. Clique no ícone do “Lápis” exibido ao lado do seu domínio.

zoho mail dkim adicionar seletor

4. Certifique-se que está selecionado o domínio correto e clique em “+ Adicionar seletor”.

zoho mail dkim salvar seletor

5. Informe o nome do seletor “zoho” e clique no botão “Salvar”.

6. Novamente na tela “Editor de zona” do Registro.br, você vai ter que adicionar um registro “TXT” contendo a chave pública deste seletor. É esta chave que vai permitir que os serviços de e-mails verifiquem se o conteúdo da mensagem não foi alterado.

zoho mail spf novo registro

7. Clique no botão “Nova entrada”.

O primeiro campo deve conter o valor “zoho._domainkey” (sem aspas ou espaços). Depois de selecionar a opção “TXT”, cole o valor da chave informada na tela de configuração da “Zoho”.

8. Clique em “Adicionar” para adicionar o novo registro.

Não se esqueça de clicar em “Salvar” para gravar as alterações.

9. Agora de volta a tela de configuração do Zoho Mail, você deve clicar em verificar e certificar-se que o status esteja como “Verificado” para que o Zoho Mail envie as mensagens de e-mails contendo a configuração DKIM.

Viu como é fácil configurar o DKIM?! Assim como todas as etapas foi necessário apenas inserir registros DNS ao seu domínio.

Agora com o DKIM e o SPF configurados corretamente seus e-mails terão um elevado padrão de confiabilidade e segurança!

Como utilizar cliente de e-mail via POP/IMAP

Para utilizar um cliente de e-mail como Outlook ou qualquer outro você precisa de um plano pago. No plano gratuito você pode usar somente os clientes de e-mails da Zoho Mail, que podem ser instalados em seu celular ou computador.

Obviamente se você está acostumado com o Outlook ou outro cliente de e-mail vai estranhar um pouco no começo, mas o Zoho Mail tem clientes de e-mails muito bons

Garanta uma boa comunicação para a sua empresa com a Zoho Mail

Criar uma conta de e-mail profissional grátis não é algo tão difícil quanto parece, neste tutorial abordamos todas as etapas e passamos várias informações que você não encontra em nenhum outro tutorial na internet.

E o melhor de tudo! Você vai ter uma conta 100% configurada, podendo extrair o máximo de potencial do Zoho Mail sem qualquer tipo de problema.

Se você tiver alguma dúvida ou quiser falar sobre este tutorial, fique à vontade para usar a seção de comentários abaixo.

Um comentário para “Zoho Mail: O que é? Como se cadastrar gratuitamente?
  1. Valeu Roberto! Muito atual e muito bem explicado! Parabens!

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